Искусство написания писем. Дополнительный материал к уроку

Искусство написания писем занимает очень важное место как в классической, так и в современной культуре Японии.

Общение посредством писем чрезвычайно характерно для средневековой Японии, о чём свидетельствуют многочисленные примеры из литературы. Например, автобиографический «Дневник эфемерной жизни» («Кагэро: никки»), написанный Митицуна-но хаха и датируемый X веком, изобилует письмами в стихотворной форме, которыми во множестве обмениваются главные герои. Каждое письмо-стихотворение обязательно содержит упоминание о состоянии природы, и этот композиционный элемент характерен также и для современных писем японцев. Зачин вежливого письма - всегда описание природных явлений (флоры, фауны, погоды и т.д.), соответствующих времени написания. Даже в коротеньких электронных письмах друзьям, посылаемых по мобильному телефону, первое предложение, пусть и крохотное, часто бывает о погоде, и это неслучайно. Однако в деловых письмах о погоде распространяться, напротив, не стоит, так как подобное может раздражить адресата, который хочет поскорее вникнуть в суть дела.

В XII веке в Японии уже существовал особый вежливый стиль письма - со:ро:бун, включающий «сезонные слова» (киго), во множестве почерпнутые из изысканных стихотворных посланий, которыми обменивалась аристократия, и из уже богатой к тому времени литературы.

В общем, японцы переписывались друг с другом во все века, чем обоснована их приверженность к электронной корреспонденции. Несмотря на то, что этикет электронного послания несколько упрощён по сравнению с рукописным письмом, в ряде случаев, в особенности при обращении к старшему, японцы не пропускают ни единого сложившегося правила написания писем. А для этого существует огромное количество толстых словарей с «сезонными словами», сборников с таблицами вежливого языка, цитатников с излюбленными высказываниями из писем в классической литературе, а также просто пособий по написанию писем, от многотомных до карманных.

Итак, какие основные правила нужно запомнить при написании письма японцу? Начните с описания погоды и тут же справьтесь о здоровье того, к кому вы обращаетесь. Например: «День и ночь идут дожди. Как Вы себя чувствуете?», «Стоит невыносимая жара. Как Вы поживаете?», «Зацвела сакура. Я рад слышать, что у Вас всё в порядке». При написании на японском, если вы обращаетесь к старшему, необходимо использовать вежливый стиль речи (кэйго), то есть все обращения к адресату, описываемые объекты, к нему относящиеся, упоминания его членов семьи должны быть поставлены в уважительную форму. В японском языке это достигается с помощью префиксов вежливости, составных вежливых форм и специальной вежливой лексики. Существует и пласт самоуничижительной лексики, используемой, например, когда фирма-исполнитель письменно обращается к клиенту-заказчику или при написании писем особо важным персонам - преподавателям, деятелям искусства, людям, оказавшим вам огромную услугу. Всевозможные вежливые обороты неимоверно усложняют процесс написания, так как напоминают добавочный язык в языке. Заканчивать письмо также необходимо несколькими учтивыми фразами в зависимости от содержания письма. Например: «Спасибо за постоянную заботу обо мне», «На этом я прошу позволения завершить своё послание», «Нижайше прошу прощения за то, что оторвал Вас от драгоценных занятий и дерзнул потратить Ваше время» и т.д. Далее следует благопожелание, которое тоже может употребляться в совокупности с упоминанием о погоде: «В это время года часты дожди, будьте любезны, заботьтесь о своём здоровье», «Жару трудно переносить, но я молю о Вашем благополучном состоянии», «Я прошу Вас быть осторожным и заботиться о себе» и т.д.

Если письмо пишется от руки, то здесь включается ещё дополнительный ряд правил о том, где и как правильно подписывать конверт, куда вписывать оба адреса и т.д. и т.п. Так, на конверте рядом с именем адресата необходимо подписать иероглиф сама (приблизительно «Господину» или «Госпоже»).

Современная японская молодёжь в своих посланиях друг другу, правда, иногда игнорирует сложившиеся правила, порою опуская даже приветствие, на что старшее поколение обоснованно сетует, говоря, что письмо (или даже электронное сообщение) без приветствия, зачина, концовки и подписи -письмо никому и в никуда. Думается, и русской молодёжи стоит взять это на заметку.

Короче говоря, если русскому требуется около получаса, чтобы написать предельно вежливое письмо, японцу, в силу всего вышесказанного, необходимо около двух часов. Но зато это будет чуть ли не очередной шедевр эпистолярного жанра.

=Роман в письмах: я к вам пишу…=

Я к в а м п и ш у - ч е г о ж е б о л е ?

А . С . П у ш к и н
Письма писали все – цари, купцы, уездные барышни, влюбленные гусары, Ванька Жуков и даже запорожские казаки. Что в них было? Деревенские и торговые новости, деловая государственные секреты и любовные послания, просьбы о денежной помощи и девичьи тайны, аромат духов и сургуча – вся жизнь. Все эти произведения жанра, прозванного эпистолярным, доставляла Почта! Та самая Почта России, которой нынче исполнилось 180 лет!

Потребность в общении посредством письма возникла так давно, что доподлинно нам об этом ни одна берестяная грамота не поведает, ведь первую из них пока не нашли! А вот первая постовая сеть появилась в Санкт-Петербурге в январе 1833 года. Столица была разбита на 17 почтовых округов, а письма тогда не бросали в почтовый ящик (он появился позже – в 1848 году), а относили лавочнику! Письма собирали почтальона по три раза в день и доставляли в почтамт. А оттуда – эх, птица-тройка…по почтовым станциям. Интересно, как часто тогда пропали письма?

Старинный письмовник или как писать письма

На протяжении столетий письмо было не только популярным, но порой единственным средством связи. Написание писем даже возвели в ранг искусства и обучали правильному и даже красивому написанию писем. Образованный человек просто обязан был уметь изложить мысли в письме грамотно, красиво, правильно. Те, кто и вовсе не умел писать, обращались за этой услугой за определенную плату – в любом кабаке имелся такой "писатель", в любом селе был свой грамотей….

В 1822 году в Типографии Императорских Театров вышел "Новейший самый полный и подробный письмовник или всеобщий секретарь в 4 частях, содержащий в себе

Письма всякого рода, в общежитии употребляемые и приспособленные ко всем случаям и обстоятельствам, с предварительными правилами и наставлениями сочинять и писать всякие письма к разным особам и о разных предметах".

Письмовник рассказывал о письмах и отношении к ним вообще, о слоге письма, благопристойности, ясности и чистоте, о форме письма и том, как должно трудиться над написанием его.

Все то, что можно сказать лично приятелю, можно и написать к нему во время разлуки, с тою только осторожностию, что не всегда должно вверять тайну свою бумаге: она может затеряться или попасть в посторонние руки.
Письменный слог должен быть не слишком высок, не принужден и не шутовской. Он должен быть прост, и похож на обыкновенный разговор, изображенный на бумаге. Чем простее, тем он приятнее, тем ближе к сердцу.
Что пристойно написать к равному себе, то будет оскорбительно в письме в Вельможе. Что прекрасно в письме старика и человека важного, то самое смешно в письме человека молодого и низкого рода и чина. О воине говорить нельзя так, как говорят о женском поле.
Должно испытывать себя, т.е. написать вдруг и скоро, потом показывать написанное людям с очищенным вкусом. Если письмо назовут хорошим, что должно продолжать писать точно таким же образом.
Прежде подумай, хорошо ли это выражение, нет ли лучшего, точнейшего; подумай, истинная ли мысль твоя, благопристойна ли, сообразна ли с характером и состоянием того, кому пишешь, идет ли к твоему делу? подумай – и тогда клади на бумагу.

Романы, живопись, интересные факты

Письмо твое меня чрезвычайно утешило. Оно так живо напомнило мне Петербург, мне казалось, я тебя слышу. Как смешны твои вечные предположения! Ты подозреваешь во мне какие-то глубокие, тайные чувства, какую-то несчастную любовь - не правда ли? успокойся, милая; ты ошибаешься: я похожа на героиню только тем, что живу в глухой деревне и разливаю чай, как Кларисса Гарлов. (А. С. Пушкин. Роман в письмах)

Письма были не только сугубо личным делом – они проникли в литературу! Их можно найти в детективах и приключениях, они стали основой многих любовных историй – целые романы в письмах! Португальские письма (1669) Габриэля Жозефа Гийерага - сборник любовных посланий монахини Марианы Алькофорадо, роман в письмах XVII века Любовная переписка дворянина и его сестры (1684) Афры Бен стали одними из первых. Жанр разрастался – писатели сочиняли письма за своих героев, заставляя читателей волноваться и переживать еще больше, ведь чтение чужих писем захватывает гораздо сильнее! Памела, или Вознагражденная добродетель Сэмюэла Ричардсона, Юлия, или Новая Элоиза Жан-Жака Руссо, Опасные связи Шодерло де Лакло, Страдания юного Вертера Иоганна Вольфганга Гёте – все это можно было найти почти в любом книжном шкафу.

An interesting letter (Julius Leblanc Stewart)

The Letter (William Maw Egley)

Love Letter (Jean-Honore Fragonard)

Способы и правила доставки писем так же были весьма разнообразны: от утвержденных официально, до самых оригинальных способов, ставших легендой.

В 18** году произошла романтическая история: молодая парочка из-за запрета строгого отца обменивалась записочками через дупло дуба. В конце концов сердце отца растаяло и он разрешил им пожениться. Свадьбу праздновали под тем самым дубом. История стала легендой, и дубу приписали свойство соединять половинки сердец. Теперь сюда присылают письма те, кто хочет найти свою судьбу. Да-да, именно присылают, ведь у дуба есть самый настоящий почтовый адрес и если вы все еще ищете свою половинку, напишите сюда: Bräutigamseiche, Dodauer Forst, 23701 Eutin.

В 19 веке в Англии письма писали особым образом – крест-накрест, возможно отсюда и произошло выражения "прочитать вдоль и поперек". Все дело в том, что тариф на почтовое отправление рассчитывался из количества листов бумаги. Экономные англичане писали письмо с одной стороны листа, сворачивали его конвертом и надписывали адрес. Если письмо было длинным, лист поворачивали на 90 градусов и писали попрек, если и этого было недостаточно, то и по диагонали! А двумя веками ранее в Англии существовала должность королевского откупорщика океанских бутылок с письмами. Простым гражданам, открывшим такую бутылку, грозила смертная казнь!
Дело в шляпе – выражение, которое родилось так же благодаря письмам! В старину гонцы, зашивали под подкладку шапки важные письма, чтобы те в случае чего не попали в руги грабителей.

А как давно вы писали, или получали письма? Нет, не деловые рабочие - о сроках поставки или предоставлении договорных документов, не объяснительные начальству или электронные – привет – пока, не письма в разные инстанции с требованиями и запросами, не sms-сообщения. Я говорю о тех, живых письмах лучшей подруге или маме, открытках к празднику друзьям и родственникам, которые так радостно пестрели в наших почтовых ящиках, куда теперь летят только квитанции, извещения, да письма счастья из налоговой инспекции. Письма, написанные собственной рукой на красивой почтовой бумаге или на листке из ученической тетрадки, письма-треугольники, открытки из путешествий или к особым датам – история вашей жизни. Неужели написание писем стало забытым искусством, канувшим в Лету?

Галина Замыслова, etoya.ru

Письмо во все времена было очень популярным (а иногда и единственным) средством коммуникации. Не удивительно, что написание писем возвели в ранг полноправного искусства. Красиво писать письма учли, начиная с лицея. Считалось, что образованный человек просто обязан уметь писать красивые письма. Те, кто не обладал легким слогом, обращались за помощью к более одаренным людям, написание писем не было бесплатной услугой. Сейчас ситуация нисколько не изменилась, разве что письма стали еще и электронными.

С помощью писем современный человек обменивается очень большими потоками информации. В письме могут быть описаны последние новости , оно может содержать призыв или предложение, письмо может быть пригласительным и ли информационным. Но в любом случае оно должно быть правильно составлено.

Если раньше к письмам предъявляли очень высокие требования (хорошая бумага, качественные чернила, клей который не растекается), то сейчас все намного проще. Достаточно составить письмо грамотно - без орфографических и грамматических ошибок. В электронных письмах допустимо ставить разного рода улыбочки-картинки, если это письмо близкому человеку. Деловые письма исключают наличие подобных элементов, разве что оппоненты знакомы давно, и существует определенный уровень доверия и понимания. В некотором смысле электронная почта дает больше поблажек, написал письмо, опомнился - отменил. Но бывают и курьезы, когда письмо для одного человека может быть разослано многим людям, которым вовсе не пристало знать, почему вы развелись с женой, или как вы покупали мебель прошлым летом. Именно поэтому кнопки нужно нажимать правильно и внимательно. Также электронная почта предоставляет возможность оформления письма. Но здесь снова нужно исходить из того, для кого пишется письмо. Если это директор компании-партнера, с которым вы периодически играете в гольф, то в таком письме допустимо наличие логотипа и основной информации о компании и собственно все. То, что идет как дополнение, может оказаться лишним.

Важными элементами электронного письма являются приветствие, обращение и подпись. Если вы в диалоге с человеком, то указывается время суток, в которое вы общаетесь. Если вы просто пишете человеку, то лучше поставить нейтральное «добрый день». Подпись в обязательном порядке должна содержать имя, фамилию, номер телефона и скайп (или электронную почту). Адресат, конечно, увидит с какого сервиса пришло письмо, но облегчить ему жизнь тоже не помешает. Почтовый сервис Post.su дает возможность составить такую подпись автоматически и не мучиться, набирая каждый раз одни и те же реквизиты.

Дело с самого начала обещает быть простым. Все же, в наше время писать случается часто. То нужно ответить на сообщение, то оставить комментарий под видео или постом в сети, так что многие считают себя подкованными в этом в действительности очень непростом деле. Но кто решится тягаться с признанными мастерами, овладевающими сердцами и умами людей при помощи одних только верно подобранных слов? Только у человека, который не пытается завоевать мир, вооружившись частями речи, этот вызов не должен рождать чувство неуверенности, наоборот, здесь и кроется подсказка, ведь научиться передавать чувства в красочных речевых оборотах можно только перенимая опыт мастеров прозы, веками копившими приемы и способы выражения мыслей на бумаге.

Все даже проще, чем кажется. Случается же иногда, что пытаясь объяснить, пересказать или сформулировать мысль в уме, наталкиваешься на проблему. Какое-нибудь слово не подходит, звучит странно, и не отпускают сомнения, что есть способ точнее, лучше передать суть другими словами. И тогда, экономя время, заменяешь его простым оборотом. В этот момент необходимо успеть поймать себя, так сказать, за руку, нужно продолжить искать, не сдаваться, найти способ точно и верно передать смысл задуманного. Это не занимает много времени, а когда удается найти верные слова, то удивляешься, как можно было раньше обходиться без них. Это чувство сравнимо с тем, что возникает перед самым финишем во время бега. Хочется сдаться, приходится заставлять себя бежать, чтобы не остановиться, и только пересекая черту осознаешь, что оно того стоило. Так и здесь, нельзя останавливаться, мозг станет упорствовать, в ум просочатся сомнения и вопросы, невольно задумаешься, нужно ли напрягаться? Но, только найдя самое точное, меткое выражение, которое в полной мере передает смысл, которое описывает идею предельно верно, насколько это вообще возможно, понимаешь, что старания не прошли даром. Но самое чудесное в этом даже не осознание красоты слога, а то, что вдруг становится ясно, насколько плохо, неточно, насколько криво передают эту же мысль другие слова. Поэтому, стоит всего несколько раз перебороть себя, чтобы влюбиться в собственную манеру выражения, ведь, если еще не ясно, это и есть первое отражение уникального стиля писателя, отражение видения мира в словах, которые подбирает автор.

Конечно, чтобы в совершенстве овладеть искусством письма, нужно иметь объемный словарный запас, постоянно тренироваться, иметь представление о правилах и нормах языка. Это довольно очевидный вывод. Но не стоит отчаиваться. Ведь, чем руководствовались первые обладатели литературного гения, чьи труды и по сей день изучаются и представляют интерес в глазах читательской аудитории? Все, что у них было, так это желание творить, причем, даже не обязательно писать, истории рассказывались еще до того, как появилась письменность. Кто-то должен был их придумывать, не так ли? И это вторая подсказка. Должна быть мысль, история, посыл. Не только в книге, рассказе, сочинении или докладе, но и в коротком сообщении на мобильный. И с этим тоже нет особых сложностей. Просто нужно решить, зачем эти слова, что они передают, какой смысл в них заложен? Если ничего этого нет, то они пусты, если же есть, то не возникнет лишних вопросов, и буквы сами выстраиваются на пустом листе, сплетаясь в слова и рисуя ими полноценную картину. Так и рождается история даже в самом маленьком послании, даже в нескольких строках, которые пробуждают в адресате такие чувства, о которых нельзя и подозревать.

Но есть и здесь правило, возвышающееся над остальными. То, что важнее прочего, что обязано присутствовать в каждом слове, в каждом предложении. Важно быть искренним. И это совсем не шутка. Невозможно красиво, точно и красочно описать то, во что не веришь. Слова не рождают чувства, которые в них никто не закладывал. Чтобы в этом убедиться, достаточно почитать откровенно плохие материалы, которых полно на просторах интернета. Сразу замечаешь, в них нет жизни, это только буквы, только знаки, которые передают какие-то мысли. К ним быстро теряешь интерес. Но если на лице во время чтения появляется улыбка, если перестает хватать воздуха, если сердцебиение учащается, то в тексте есть душа, значит, кто-то очень старался, чтобы передать ее читателю. Именно это должно стать главной составляющей любого письменного, да и устного послания. Ведь, в конечном счете, о чем вряд ли любят распространяться авторы, стерегущие литературные пути, где успели обжиться сами, правила существуют только для того, чтобы избавиться от путаницы. Но они далеко не самое важное и порой достойны пренебрежения. Важно иное: вкладывайте в слова душу, и она отразится в глазах того, кто прочтет их.

В межличностных отношениях важен не только разговор, но и переписка, ведь информация, изложенная в текстовом виде, легче воспринимается, ее можно сохранить и обращаться к ней множество раз. В современном мире считается, что написание писем - занятие устаревшее и неактуальное. На самом деле в повседневной жизни люди очень часто обращаются к эпистолярному жанру. Именно поэтому очень важно разбираться в стилях письма и обладать навыками их написания.

Что такое «стиль»

Что понимается под стилем в лингвистике? текста, письма - это совокупность определенных языковых средств, с помощью которых человек выражает свою мысль в устной или письменной форме. В русском языке выделяют пять основных функциональных стилей речи:

разговорный;
художественный;
публицистический;
научный;
официально-деловой.

Некоторые лингвисты выделяют еще два дополнительных стиля: конфессиональный и эпистолярный. Последний стоит описать более подробно.

Разновидности писем

Эпистолярный стиль - это набор языковых приемов, которые используются в написании писем. Его название происходит от греческого слова epistola, что можно перевести как «письменное послание». В той или иной ситуации этот стиль заимствует характеристики основных стилей речи.

В зависимости от адресата и цели сообщения переписки делятся на несколько видов, или стилей письма:

Неофициальный.
Официальный (деловой).

Если цель письма - обмен какой-либо научной информацией, то такая переписка содержит в себе черты научного стиля. Эпистолярный стиль также очень часто применяется в публицистике, когда автор в своем письме может обращается как к конкретному лицу, так и ко всей общественности, призывая к активным действиям.

Особенности писем

Характерные признаки у каждого стиля письма различаются, однако есть определенные особенности, которые их объединяют. В составлении любого послания очень важно соблюдать определенную структуру. Необходимо выделить адресата и адресанта, определить их социальную роль. С помощью правильно подобранных для данной ситуации языковых средств как можно более точно и кратко изложить суть послания.

В зависимости от цели автор писем может использовать различные выражения и устойчивые фразы. Обычно в переписках раскрывается личность и индивидуальность адресанта. В большей степени это выражено в неофициальном стиле письма, когда у автора больше возможностей для использования оригинальных языковых оборотов или иных средств передачи своих мыслей и чувств адресату. Письмо - это не только письменный монолог, иногда в нем присутствуют элементы диалога, например когда автор обращается к получателю. Для эпистолярного стиля также характерно сочетание разговорной и письменной речи.

Разные стили письма представляют собой различные образцы написания и используют неодинаковые клише. Для достижения оптимального результата и информативности послания полезно знать их композицию и правила написания.

Структура писем

Определяющим признаком эпистолярного стиля является композиция. Люди теряются в многообразии видов переписок, что порождает вопрос о том, как написать письмо. Общую структуру всех писем можно свести к следующим элементам:

Начало, уважительное обращание к адресату.
Основная часть, раскрывающая суть послания.
Конец, или заключение, в котором подводятся итоги всему написанному.
Подпись автора и дата написания.
В некоторых случаях постскриптум (P.S), в который помещается дополнительная информация.

Личное письмо

Стиль личного письма наиболее интересен и разнообразен. Такие послания - своеобразная страничка дневника, в которой автор выражает свои сокровенные мысли и переживания. Степень их раскрытия зависит от близости отношений между отправителем и получателем.

Адресатами личных писем, как правило, являются члены семьи, родственники, друзья. Характер таких переписок интимен и строго конфиденциален, личность автора ярко прослеживается на протяжении всего рассказа или исповеди. Это может быть повествование о прошлых событиях, размышления на различные темы, наблюдения или советы. Творческое начало здесь невероятно велико, ведь отправитель располагает огромным арсеналом художественно-выразительных средств. Они помогают более ярко отобразить чувства и ощущения автора по тому или иному поводу, в каком-то роде выполняют функцию мимики при живом общении. Так, личные письма получаются очень эмоциональными и экспрессивными, ведь в них автор очень часто не стесняется в сильных выражениях, иногда даже используя ненормативную лексику.

У частного послания нет строгих правил написания, кроме тех основных, присущих всем эпистолярным стилям письма. Здесь поощряется свобода авторской мысли, непринужденность и естественность.

Письма в научной деятельности

Письма в научной сфере составляются с целью обмена между учеными. Это своеобразный вид научного доклада, адресованный определенному лицу. Для научного стиля письма характерны точность и логичность изложения. Двусмысленная трактовка той или иной информации здесь недопустима, материал должен пониматься однозначно. В достижении этой цели помогает использование тезисов и терминов. Научная информация также должна быть подкреплена неоспоримыми фактами, которые и подтверждают ее подлинность.

Цели, с которыми создается научное письмо, требуют от него монотонности и сухости изложения. Разумеется, такое послание лишено экспрессивности, объективность в нем играет определяющую роль. Чаще всего изложение материала в научном письме происходит в форме монолога. Авторское начало в таком письме сведено к минимуму. Здесь важно сделать акцент на содержании письма, а не на точке зрения написавшего его. Однако личное мнение отправителя в той или иной степени все же отображается, пусть и неявно.

Эпистолярный стиль в публицистике

Основная цель публицистических произведений - с помощью грамотно построенной речи воздействовать на читателя, внушить ему какую-либо мысль или идею. Для достижения этой задачи многие журналисты обращаются к форме письма, которое публикуют в СМИ. Такие послания могут быть двух видов: с адресатом и без. Письмо без определенного получателя предназначено для широкого круга людей. В них на обозрение общественности выносятся актуальные вопросы или события. Есть в журналистике письма, адресованные определенному лицу, например главам государств или другим медийным личностям. Их задача - добиться от влиятельных адресатов решения насущных проблем, требование незамедлительных действий.

В отличие от научного, публицистический стиль письма более субъективный и противоречивый. Для освещения и оценки происходящих событий публицист умело манипулирует различными выразительными средствами.

Особенности написания

Журналисты тщательно отбирают общественно важное событие и всесторонне анализируют его с точки зрения автора письма или его заказчика. Далее выносится определенное суждение и предлагаются варианты решения описываемой проблемы. В составлении такого письма очень важны навыки убеждения, а также знание человеческой психологии. Применяя их на практике, публицисты направляют обсуждение в нужное им русло, тем самым практически не оставляя читателям свободу выбора.

Официальное письмо

В системе классификации писем формальный стиль письма занимает особое место. Он применяется в деловых переписках, является межкорпоративным каналом связи. Официальное письмо имеет множество видов, которые выполняют различные функции. Оно также обладает четкой структурой и строгими нормами, от которых не стоит отклоняться. Деловое письмо использует средства, присущие официально-деловому стилю речи. В большинстве случаев такое послание имеет конкретного адресата, например юридическое или физическое лицо.

Специфика делового стиля письма заключается в его сухом, официальном и однообразном языке. В нем в огромном количестве используются канцеляризмы, штампы, клише и стандартные обороты, а также различного рода сокращения. Информация подается с помощью простых распространенных предложений. Тон официальных писем нейтрален, изложение информации максимально логично и последовательно. Все это способствует решению основной задачи деловой переписки: точно, лаконично и объективно передать конкретное сообщение, лишив его эмоциональной окраски и субъективности.

Виды официальных писем

В зависимости от содержания деловые письма делятся на множество видов. Обычно в каждом официальном письме поднимается один вопрос. В случае если необходимо сразу разрешить две и более проблем, несколько видов помещаются в рамки одного послания.

Различают следующие типы деловых писем:

Сопроводительные - письмо с указаниями по отправке документов.
Гарантийные - подтверждение и закрепление определенных условий.
Благодарственные - выражение благодарности и желания дальнейшего сотрудничества.
Приглашения - официальное предложение участия в мероприятии.
Поздравительные.
Информационные.
Рекламные, или предложения о сотрудничестве.
Запросы.
Извещения.
Просьбы.
Письмо-ответ.

Составление делового письма

Характера правильно? Важно знать и корректно применять законы композиции таких посланий. Прежде всего необходимо определиться с темой письма и его видом. Здесь нужно учесть всю ту информацию, о которой адресат уже знает, и, отталкиваясь от этого, тщательно продумать содержание и приводимые аргументы. Письмо должно быть максимально информативным и логичным, без лишних отступлений и воды.

Существуют две группы деловых писем: одноаспектные и многоаспектные, или простые и сложные. Одноаспектные послания сжаты и рассматривают только один вопрос. Они обычно не требуют ответа. Многоаспектные письма поднимают несколько проблем, поэтому и более сложны по структуре. Следует подробно рассмотреть их композицию.

Текст сложного письма состоит из нескольких частей. В первой части указываются мотивы, побудившие автора к написанию послания, приводятся необходимые аргументы. Здесь необходимо ответить на вопрос о том, с какой целью создавалось это письмо. Во второй части автор делает выводы, высказывает предложения, решения затронутой проблемы и просьбы.

Структуры некоторых видов официальных писем

Письмо-просьба:

Причина, сформировавшая просьбу.
Сама просьба.
Желаемый результат, выражение благодарности и готовности к сотрудничеству в случае удовлетворения просьбы.

Письмо-запрос:

Причины важности запроса.
Сам запрос.
Результат в случае выполнения просьбы.

Сопроводительное письмо

Уведомление о материалах.
Сведения о материалах.

Письмо-ответ, отклоняющее просьбу

Дублирование ранее изложенной просьбы.
Причины отказа.
Изложение самого факта отказа или отклонения.

Иногда в письме-ответе приводятся альтернативные пути решения затронутого вопроса.

В современном делопроизводстве в основном используются одноаспектные официальные письма.

Оформление письма

Деловая переписка осуществляется на фирменных бланках для официальных писем. Они должны соответствовать государственным стандартам и содержать следующие элементы:

Логотип юридического лица.
Название юридического лица (автора письма).
Контакты (адрес, номер телефона, электронная почта, сайт).
Дата составления письма.
Регистрационный номер письма.
Отсылка к дате и номеру входящего послания (если это письмо-ответ, например).

В конце письма отправителем указывается следующая информация:

Должность и фамилия с инициалами подписывающего письмо.
Должность и фамилия с инициалами составителя (если он не ставит свою подпись).
Список приложений (если имеются).

Помимо соблюдения формальных правил в оформлении большую роль играет бумага (если письмо отправляется обычной почтой). Она будет различаться в зависимости от типа делового послания. Например, для обычного официального письма подойдет простая белая бумага. Для писем-приглашений, поздравлений, благодарностей лучше всего выбрать плотную или тисненую бумагу. Рекламные письма хорошо смотрятся на цветной бумаге.

Клише и устойчивые фразы

Правила официального стиля письма требуют использования готовых языковых формул. В различных ситуациях можно использовать следующие конструкции:

При обосновании причин и мотивов:

В связи с отсутствием финансовой помощи...
В связи со сложной экономической ситуацией...
В порядке проведения совместной работы...
В соответствии с Вашим письмом...
В соответствии с протоколом...
В ответ на Ваше обращение...
В подтверждение нашей договоренности...
В целях усиления ответственности...
На Ваше обращение...

При составлении письма-просьбы:

Просим оказать содействие...
Просим выслать в наш адрес...
Просим принять участие...
Прошу принять меры...
Прошу
Прошу довести до сведения...
Прошу ликвидировать задолженность...

Для вступления в сопроводительных письмах:

Направляем информацию...
Возвращаем справочные материалы...
Высылаем подписанный с нашей стороны договор...
Посылаем справочную литературу... и т. д.

Письма-подтверждения начинаются так:

Подтверждаем...
С благодарностью подтверждаем...

При составлении письма-ответа (неудовлетворение просьбы):

Ваше предложение отклоняется по следующим причинам...
Направленный в наш адрес проект плана совместных действий изучен. Считаем его неприемлемым по следующим причинам...
На Ваше обращение о совместной работе считаем...

Заключительными словами текста письма могут быть следующие:

Убедительно просим направить в наш адрес информацию.
Убедительно просим Вас не задерживать ответ.
Просим извинить за задержку с ответом.
Надеемся, что наша просьба будет выполнена.

При составлении писем-приглашений:

Приглашаем принять участие...
Просим направить представителя...

При составлении письма-гарантии:

Оплату гарантируем...
Качество изделий гарантируем...
Сроки выполнения гарантируем...

Эти заготовки помогут вам сделать все правильно.